Aanbesteding Planmatig Onderhoud: Begin op tijd!

Wat is Planmatig Onderhoud? Planmatig Onderhoud zijn werkzaamheden aan de lift die naast het normale onderhoud als meerwerk wordt uitgevoerd om de lift in goede conditie te houden. De werkzaamheden kunnen varieren van het vervangen van de buffers en accu’s tot het reviseren van motoren en vervangen van complete besturingen.

Planmatig onderhoud

Planmatig onderhoud behelst werkzaamheden die naast het normale serviceonderhoud als meerwerk wordt uitgevoerd om de lift in goede conditie te houden. De werkzaamheden kunnen variëren van het vervangen van de buffers en accu’s tot het reviseren van motoren en vervangen van complete besturingen. Ook vervanging van de complete installatie in dezelfde schacht behoort tot planmatig onderhoud.

Voor woningcorporaties en investeerders is het belangrijk dat alle werkzaamheden binnen het kalenderjaar worden afgerond. De financiële afwikkeling kan immers pas voltooid worden als het werk naar tevredenheid is uitgevoerd. Als uiterste facturatiedatum wordt vaak 15 december genoemd.

Als deze datum inderdaad hard is, stellen we als uiterlijke datum voor de laatste oplevering zonder restpunten 1 december vast (ongeveer week 48). In het ideale geval zullen er al geen restpunten bij de eerste oplevering hebben, maar een periode van twee maanden kan zelfs krap zijn als bij de eerste oplevering blijkt dat er bijvoorbeeld verkeerde onderdelen zijn besteld. De eerste oplevering zal dus uiterlijk gesteld moeten worden in week 40.

 Aangezien de levertijd van grote of specifieke onderdelen tot 26 weken kan oplopen, zal de bestelling rond week 15 moeten zijn. Formele liftleveranciers bestellen pas bij de betaling van de eerste betalingstermijn, daarom zal de definitieve opdracht van de opdrachtgever uiterlijk in week 14 moeten plaatsvinden. Dat lijkt niet zo vroeg in het jaar, maar voordat er echter een definitieve opdracht uit kan gaan, is er al heel wat aan vooraf gegaan.

Wat moet er onder andere gebeuren voordat de liftenfirma de definitieve opdracht krijgt?

Conditiebepaling

Er moet bekend zijn wat de huidige conditie van de lift is en wat er nodig is om het gewenste conditieniveau te bereiken. Vaak heeft de onderhoudende partij een meerjarenbegroting opgesteld. Dat kan een leidraad zijn. Beter is een begroting van een onafhankelijk bureau, zoals Eurlicon is, te laten opstellen. Bijna altijd blijkt dat liftenfirma’s te snel componenten willen vervangen, terwijl het best nog een aantal jaren uitgesteld kan worden. Voor conditiemetingen van een lift moet rekening gehouden worden met ongeveer een twee uur werk voor de adviseur. Omgerekend zou er voor 100 liften ongeveer 4 weken voor uitgetrokken moeten worden.

Afstemming met beschikbare budgetten

Er moet een selectie gemaakt worden van de noodzakelijke werkzaamheden om binnen de beschikbare budgetten uit te komen. Er moet dus een schatting gemaakt worden van de te verwachten kosten per onderdeel van de lift. Daarmee kan besloten worden sommige werkzaamheden wel uit te voeren en sommige werkzaamheden door te schuiven naar het volgende jaar. Voor het afstemmen met de beschikbare budgetten, moet in de planning rekening gehouden worden met een week.

Samenstellen van een bestek

Een goed bestek beschrijft alle aspecten van de werkzaamheden zo helder, dat er geen discussie meer kan ontstaan over de uitvoering. Dit is ook belangrijk bij een eventuele meervoudige aanbesteding, waarbij meerdere partijen mogen inschrijven op het werk, omdat er door alle partijen geoffreerd wordt op de beschreven werkzaamheden. In feite zou er dan slechts geselecteerd kunnen worden op de prijs. Voor het opstellen van een goed bestek moet eveneens een week worden uitgetrokken.

Offertetraject

De tijd die nodig is voor het aanvragen van offertes totdat deze ingediend wordt, moet ongeveer 4 weken zijn. De firma’s moet de gelegenheid gegeven worden om zich in te leven in de aanvraag, eventueel moeten de installaties geschouwd worden, de offertes moeten opgesteld worden, eventueel moet een manager nog goedkeuring geven.

Offertevergelijk en onderhandeling

Als alle offertes binnen zijn, moet een keuze worden gemaakt uit de verschillende inschrijvingen, waarna nog onderhandeling plaatsvindt. Aan te raden is om rekening te houden met twee weken.

Het is duidelijk dat het Planmatig Onderhoud een lang traject is. Er moet dus vroeg in het jaar mee begonnen worden.

De verschillende stappen nog even op een rijtje.